Meeting overload, quando troppe videocall frenano produttività e concentrazione

Sempre più riunioni virtuali, sempre meno tempo per il lavoro operativo. È il quadro che emerge dalla survey di Robert Walters Italia sul fenomeno del “meeting overload”, che evidenzia come videocall e riunioni online stiano incidendo in maniera crescente sulla produttività dei professionisti.

Secondo l’indagine, il 51% degli intervistati afferma che le videocall interrompono regolarmente il proprio lavoro, mentre il 28% sostiene che ciò avvenga almeno occasionalmente. Solo una minoranza considera le riunioni virtuali realmente produttive.

“Le riunioni rappresentano uno strumento essenziale per la collaborazione, ma negli ultimi anni molte aziende hanno sviluppato una dipendenza eccessiva dalle videocall”, spiega Walter Papotti, Country Director di Robert Walters Italia. “Sempre più spesso vengono organizzati meeting per temi che potrebbero essere affrontati in pochi minuti tramite un messaggio, una telefonata o una breve email”.

La percezione dell’efficacia delle riunioni conferma questa tendenza: il 56% ritiene che alcune videocall siano utili mentre altre rappresentino soltanto una perdita di tempo. Il 25% le considera poco produttive e il 10% preferirebbe sostituirle con email o messaggi. Solo il 9% degli intervistati definisce le riunioni virtuali “molto produttive”.

Il problema riguarda anche il tempo sottratto alle attività operative. Oltre un professionista su dieci partecipa a più di cinque videocall al giorno, mentre il 34% prende parte mediamente a due-cinque meeting quotidiani. Considerando una durata media tra i 30 e i 45 minuti, molti lavoratori arrivano a trascorrere fino a due o tre ore al giorno collegati in videocall.

Secondo una ricerca globale di Slack Workforce Lab, superare le due ore quotidiane di meeting rappresenta una soglia critica oltre la quale cala la capacità di concentrazione e diminuisce il tempo disponibile per le attività realmente strategiche.

“La sfida per le aziende oggi non è eliminare le riunioni virtuali, ma utilizzarle in modo più consapevole ed efficace”, aggiunge Papotti. “Quando le videocall si susseguono senza pause o senza un obiettivo chiaro, il rischio è frammentare continuamente la giornata lavorativa, riducendo attenzione, produttività e qualità del lavoro”.

L’indagine mette inoltre in luce come il fenomeno della “meeting fatigue” sia ormai consolidato anche in Italia: l’87% degli intervistati ritiene infatti che le riunioni virtuali siano spesso o almeno talvolta inutili o evitabili. Quasi la metà dei lavoratori (48%) dichiara inoltre di partecipare frequentemente a videocall pur avendo colleghi e partecipanti nella stessa sede aziendale.

Emergono infine differenze generazionali nelle modalità di comunicazione professionale. Per la Gen Z, strumenti come Teams e WhatsApp rappresentano il principale canale lavorativo (58%), mentre tra gli over 28 cresce il ricorso alle email.

Nonostante la diffusione degli strumenti digitali, però, gli incontri in presenza continuano a essere considerati fondamentali per prendere decisioni importanti: l’82% sceglierebbe infatti una riunione fisica con il team, contro appena il 16% che opterebbe per una videocall.

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